02/09/2014
Dando continuidade ao perfil pouco produtivo do profissional brasileiro, iniciado no artigo anterior, um item em que o brasileiro ainda patina muito são as reuniões. Costumam ser mal planejadas, mal conduzidas e, dificilmente, encerram-se com alguma conclusão. O bate papo inicial sobre banalidades faz parte da “cortesia nacional” e atrapalha a produtividade da reunião. É possível ganhar por volta de 15 minutos, se todos forem diretamente ao assunto. Assunto, que assunto? Esse é o segundo entrave das reuniões. A grande maioria dos gestores convoca sem uma pauta detalhada ou sem um material prévio enviado. Consequência: boa parte da reunião é utilizada para apresentar algo que poderia ser enviado antes do encontro com a solicitação de leitura prévia e apenas debatido no encontro.
Ah, mas se eu enviar material antes provavelmente ninguém vai ler. É possível, mas esse é um hábito que pode ser corrigido. Não leu o material prévio? Não pode opinar nem participar da decisão. Vai ter de ouvir quieto e obedecer o que foi decidido. Nas primeiras vezes haverá reclamação mas depois, quando os profissionais notarem o quanto se pode reduzir o tempo das reuniões dessa maneira, a leitura prévia se tornará hábito.
Planejamos pouco e mapeamos os riscos menos ainda. Por terem entrado no Brasil prioritariamente pelo Governo Militar, termos como Planejamento e Estratégia ainda são mal vistos por diversas pessoas. No entanto, lembramos que qualquer ferramenta ou metodologia pode ser usada para o bem ou para o mal - a ferramenta em si é isenta. Talvez pela herança histórica ou pelo otimismo excessivo, o profissional brasileiro não é muito dado ao planejamento. Prefere arriscar, ter retrabalho e, principalmente, lamentar. Já os japoneses preferem dedicar até 80% do tempo de um projeto ao planejamento. Não querem investir onde não vai dar certo ou ter retrabalho. E ainda consideram quem costuma mapear riscos como pessimista.
Outro item cuja falta contribui para a queda de produtividade do brasileiro é a pouca valorização das avaliações pós projeto. Comemorar cada trabalho realizado é preciso, mas uma reunião de avaliação posterior é essencial. Há quem relacione essa avaliação como uma espécie de caça às bruxas, mas muito pelo contrário. Analisar ponto a ponto os erros e acertos de um projeto finalizado economiza muito tempo na realização dos projetos posteriores.
Distrações e mais distrações
Somos muito vulneráveis a distrações, com temas do escritório, da internet e também com excesso de contato com familiares e amigos durante o período de trabalho. Nosso celular no ambiente de trabalho em vez de um canal de contato para emergências se torna a porta de entrada da nossa vida pessoal dentro do escritório. Quantas horas dedicamos a esses contatos e perdemos na nossa produtividade, tendo até de fazer hora extra para compensar! Experimente ficar uma semana utilizando seu celular no trabalho apenas para receber ou fazer chamadas emergenciais e compare a sua produtividade no fim do período.
Nossas metas costumam ser pouco claras, e isso também atrapalha. Costumamos nos empolgar com novidades sem analisá-las de maneira crítica. Com isso vamos e voltamos, entramos cada hora em um caminho deixando temas prioritários de lado. Nos empolgamos com as novidades – ideias, projetos, empregos - e deixamos de nos perguntar o quanto isso é realmente importante para a nossa carreira, nosso negócio ou para o projeto que estamos desenvolvendo. Nos perdemos em detalhes e em desculpas mais uma vez.
Karen Gimenez - jornalista pós-graduada em Estratégia Empresarial, Geógrafa e mestranda em Comunicação e Semiótica. Consultora nas área de Comunicação, Educação de adultos, Gerenciamento de Crises, Gestão e Desenvolvimento de Pessoas Professora de pós-graduação da Unip.
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