Gerenciamento de Projetos para simples mortaisPraticamente tudo o que fazemos pode ser considerado um projeto. É comum meus clientes terem mais de 50 projetos ativos em um dado momento. O desafio é conseguir gerenciar todos, sem esquecer nenhum. Veja como se tornar um mestre na condução dos seus projetos de modo simples e efetivo.
Afinal o que deve ser considerado um projeto?Projeto, segundo a metodologia GTD, é toda atividade que demanda mais do que um passo para ser executada. Exemplos de projetos:
Projetos Pessoais- Venda do carro
- Conserto das tomadas de casa
- Viagem com a família
- Aprender a meditar
- Conversão das fitas de vídeo para DVDs
Projetos Profissionais- Atualizar sistema CRM
- Aprovar novo modelo de proposta comercial
- Avaliar vantagens e desvantagens da parceria com CH
- Instalar utilitário SimplyFile
Exemplos de atividades que não são projetos
(pois são concluídas em apenas um passo):- Fazer um telefonema
- Preencher um formulário
- Enviar um e-mail
Como controlar seus projetosExistem três componentes básicos para que você tenha o controle dos seus projetos, todos muito simples, mas que devem ser mantidos com consistência.
1º Tenha uma lista com todos os seus projetosMantenha em papel ou no computador uma lista simples com o nome de todos os seus projetos. Apenas uma linha por projeto. Essa lista é fundamental para que você não esqueça de nenhum. Apareceu um novo projeto, inclua o nome dele na lista. Se você quiser utilize duas colunas nesta lista: nome do projeto e categoria. Em categoria você poderá classificar cada projeto, por exemplo: projetos pessoais, projetos profissionais, projetos delegados, projetos comerciais...
2º Tenha pastas para cada projetoAlguns projetos possuem documentos associados, quer sejam planilhas, power points ou anotações. Se os documentos forem físicos, tenha uma pasta de papel para o projeto e se forem digitais mantenha um folder para o projeto. Se houver muita troca de e-mail sobre o projeto, mantenha também uma pasta dentro do seu sistema de e-mails para este projeto. Ou seja, um projeto seu poderá ter até três pastas associadas a ele: uma física, um folder no seu computador e um folder no seu sistema de e-mails.
3º Revise semanalmente sua lista de projetosUma vez por semana você vai pegar sua lista de projetos e vai percorrê-la lentamente, passando projeto a projeto. Em cada projeto você vai se perguntar. Este projeto está andando? Preciso fazer algo para que ele evolua? E se for o caso você vai se referir às pastas do projeto revendo os documentos associados. É nesta revisão que você também arquivará os projetos já concluídos mantendo sua lista de projetos sempre atualizada.
ConclusãoUma simples lista de projetos bem atualizada pode ser a diferença entre uma boa gestão e uma gestão ineficiente dos seus compromissos. Siga estes três passos e você verá que é capaz de gerenciar muitos projetos sem grandes estresses.
Daniel Burd
 | Daniel Burd dedica-se a capacitar profissionais para que possam produzir muito mais com menos stress. Certificado pela David Allen Company, trabalha com a mundialmente aclamada metodologia GTD (Getting Things Done) na sua empresa de consultoria CallDaniel.
e-mail: daniel.burd@calldaniel.com.br |
© SITE DA GRANJA. TELEFONE E WHATSAPP 9 8266 8541 INFO@GRANJAVIANA.COM.BR
